תכנון מוקדם
המפתח לארגון אירוע מוצלח הינו מחשבה תחילה – חשיבה כללית על הקונספט בגדול וירידה לפרטי פרטים של אופן הביצוע. ראשית דמייני את האירוע על כל פרטיו והחליטי החלטות בסיסיות אשר מהן תוכלי להמשיך את התכנון. טיפ קטן, מומלץ לתעד כל חלק מהתכנון, תיעוד זה יסייע לך בהמשך.
ההחלטות הראשוניות שיש לבצע הינן: בחירת תאריך, בחירת מיקום. האם האירוע יהיה במהלך שעות הבוקר, צהריים או בשעות הערב? האם תוגש ארוחה או כיבוד קל? האם הכיבוד יהא חלבי או בשרי. תעדיפי שירות הגשה לשולחן או בופה? האם תכללי משקאות אלכוהול? האם תשלבי ריקודים או שמדובר באירוע בסגנון יותר פורמאלי? האם במסגרת האירוע מתוכננים נאומים, הקרנת סרטונים, טקסים וכיו"ב, במידה וכן מומלץ להוסיפם ללוח הזמנים של האירוע. תכנני איזה עיצוב יתאים, האם מודרני ונקי או בסגנון כפרי. בשלב זה אין צורך לפרט אודות כל פרטי העיצוב אבל כן עליך להתוות את הסגנון העיצובי הכללי. ככל שתקבלי יותר החלטות בשלב הראשוני, כך העבודה התפעולית של יישום ההחלטות תהיה קלה יותר עבורך.
להלן חלק מרשימת מטלות לביצוע
- החלטה אודות לוח זמנים של האירוע (שעת התחלה, שעת סיום, תזמון הגשת האוכל, תזמון נאומים וכיו"ב).
- מומלץ לשרטט סקיצה סופית של מבנה האירוע, הסקיצה תכלול את מיקום השולחנות, כיסאות, פינות זולה, במות, אוהלים, מסכים, שירותים ניידים ועוד. זכרי, ככל שהסקיצה תהא יותר מדויקת כך התוצאה שתתקבל תהא קרובה למתוכנן.
- הזמנת ספקי שירות, מומלץ להעביר להם את הסקיצה עם תדרוך מסודר.
- שירותים ניידים, אל תשכחו שאתם בטבע לכן הכרחי לחשוב על נוחיות האורחים. מומלץ להזמין שירותים ניידים, תוכלו להזמין שירותים ניידים מפוארים המותאמים לאירועים מכל סדר גודל, שימו לב ישנו היצע של שירותים ניידים אך לא כולם יצליחו לספק את האווירה הרצויה, התאימו את סוג השירותים הניידים לאופי האירוע, נושא זה חשוב ואקוטי ביותר עבור יצירת אירוע מושלם ללא תקלות. לפרטים נוספים אודות השכרת השירותים בדף זה.
- חשמל, כדאי לדאוג לגנראטור נוסף (מעבר למה שיביאו מקימי האירוע), לטובת גיבוי עבור הגנראטור הראשי.
- הזמנת קייטרינג, בהתאם לסגנון האירוע. חשוב לוודא האם הקייטרינג מספקים שולחנות, כיסאות, מפות, מפיות, בר אלכוהול (במידת הצורך), במידה וחסר משהו ממה שמתוכנן, יש להזמינו ממקור אחר.
- סאונד, יכולה להיות מוסיקת רקע או תקליטן שירקיד את כולם, בכל אופן יש לארגן ציוד הגברה ומיקרופון.
- במידה ומדובר באירוע ערב, חשוב לדאוג לתאורה מתאימה במקום האירוע עצמו, בחנייה ובשבילי הגישה מהחנייה.
- צילום, כל אירוע דורש תיעוד והנצחה. אם מדובר באירוע שיכלול נאומים או מצגות מומלץ להזמין בנוסף לצילומי סטילס גם צלם וידאו.
- עיצוב האירוע נעשה על ידי מעצב, ברוח העיצוב שעליו הוחלט. בדרך כלל עיצוב כולל זרי פרחים, אלמנט מרכזי בשולחן, נרות ובמקרה של חתונה גם עיצוב חופה.
לוודא, לוודא ושוב פעם לוודא
בארגון אירוע, כמו בתזמורת טובה, יש מנצח ונגנים. בתור מארגנת האירוע את המנצחת על שלל נותני השירותים. יש לוודא מראש מול כל נותני השירותים שהם יודעים בדיוק לאן להגיע ומתי. חשוב לסגור כמה שיותר פרטים עם כל אחד מנותני השירות מראש ועדיף במסמך חתום. השיגי מראש אישורי עירייה, מועצה מקומית, משטרה ומכבי אש לקיום האירוע במיקום הנבחר. תדאגי לביטוח צד ג' לכלל נותני השירות.
למען הסר ספק, מומלץ לארגן פגישת הערכות סופית, מעין חזרה גנראלית עם כל נותני השירות במקום האירוע לסגירת הפרטים האחרונים ולוודא כי קיים תיאום בין כל הגורמים האחראים לתפקוד תקין של האירוע, בדרך זו גם תוודאי שהם יודעים בדיוק איפה המיקום המדויק של האירוע.
בהצלחה!