פיתוח והקמה של מערכות מידע הם תהליכים המערבים אנשי תשתיות המתמחים בפיתוח חומרה, וגם מנתחי מערכות, מפתחים ומהנדסי תעשייה וניהול. אולם בסופו של התהליך, מערכות המידע ישרתו את כל נושאי התפקידים בארגון, מהדרג הנמוך ביותר, דרך הנהלת הביניים ועד להנהלה הבכירה. במאמר הבא תוכלו ללמוד כמה עובדות חשובות על מערכות מידע, גם אם אינכם אנשי פיתוח או מהנדסים.

 

סוגים שונים של מערכות מידע:

 

TPS? מערכות מידע שמעבדות כמות גדולה של תנועות, כמו קופות רושמות.

MIS / DSS? מערכות מידע שמכוונות אל דרג הביניים בארגון. הן עוסקות פחות בניתוח תנועות ויותר בניהול תהליכי עבודה מסוימים. מערכות אלו מוציאות פלט שמייצג תהליכי עבודה בארגון, כמו למשל שמירה על ערך המלאי של העסק.

DSS? מערכות מידע תומכות החלטה. לא מדובר במערכות גנריות, אלא במערכות ששואלות שורה של שאלות ומסייעת לקבל החלטות בתחומים ספציפיים.

EIS? מערכות מידע לדרג הניהולי (Executive Systems) שמציגות מידע ברמת מדדי בקרה.

SIS? מערכות מידע המקשרות בין ארגונים. כמו למשל מערכת מידע של עסק המקושרת למערכת המידע של הספקים שלו. כאשר המערכת מזהה חוסרים במלאי היא פותחת באופן אוטומטי פעולת הזמנה מהספק המתאים.

 

שיטות לניהול כלכלי של מערכות מידע

 

1. מערכות מידע עובדות, כמרכז עלות העומד בפני עצמו, ללא העמסה על היחידות האחרות? מערכות אלו אידיאליות לחברות חדשות או לארגונים שהכניסו את מערכות המידע לשימוש לפני זמן קצר. במערכות אלו, כל מרכז עלות סופג את עלויות השימוש שלו במערכת, ואם יש גידול בהוצאות, היחידות השונות לא סופגות את העלויות.הסכנה בשיטת ניהול זו היא עידוד צריכה לא מבוקרת של היחידות שלא נושאות בהוצאות, מכיוון שאין תמריץ להתייעלות.

 

2.מערכות מידע עובדות, כאשר מרכז העלויות מועמסות באופן ישיר ? כל גידול בהוצאות התפעול של מערכות אלו מוביל להגדלת העומס על היחידות השונות. שיטת ניהול זו אמנם מעודדת צריכה מבוקרת על ידי המשתמש, אך היא גורמת לניהול בלתי יעיל של היחידה למערכות מידע בארגון.

 

3. יחידת מערכות מידע כמרכז רווח? שיטת ניהול במסגרתה ערכות המידע מנוהלות על ידי יחידה חיצונית לארגון (כמו למשל חברת בת). הסכנה בשיטת ניהול זו היא שלא יהיה ניצול נכון של הידע שנצבר באותה מחלקה.

לכן, שיטת הניהול האידיאלית עבור מערכות מידע היא זו שמאזנת בין שלושת השיטות השונות.

 

שינויים גלובליים במערכות המידע

בשנים האחרונות אנו עדים לטרנספורמציה שעוברים ארגונים רבים ברחבי העולם, בכל הנוגע להשפעות השימוש במערכות המידע שלהם:

 

  • שינויים בהיררכיה הניהולית? אם בעבר ההיררכיה בארגונים היתה מורכבת ממפקחים שפיקחו על העובדים, הרי שכיום, בעידן מערכות המידע, המנהלים משמשים יותר כמדריכים וכחונכים, ולא נאלצים לשמש כבקרים וכמפקחים.
  •  
  • שינויים בפורמאליות הניהולית? בעקבות השינוי בתפקיד המנהלים, בארגונים של היום יש הרבה פחות דיסטנס ויחסים רשמיים בין הדרגים השונים. המבנה של הארגונים והגבולות בין הדרגים הם יותר אמורפיים.
  •  
  • מיקור חוץ? מערכות המידע מאפשרות לארגונים להתמקד אך ורק בפעילויות הליבה שלהן, ואת יתר הפונקציות לבצע בצורה של מיקור חוץ.
  •  
  • ביזור גיאוגרפי? מערכות המידע מאפשרות לארגונים לבזר את מוקדי הפעילות שלהם. כיום עובדי הארגון לא חייבים להתרכז במקום אחד. הם יכולים לעבוד מהבית, מסניפים שונים בחו"ל ועוד.
  •  
  • העצמת עובדים? שימוש במערכות מידע מאפשר לעובדים להיות עצמאים יותר ופחות תלויים במנהליהם.
תגיות