אתם רוצים לערוך אירוע ואין לכם מושג מאיפה להתחיל? הגעתם למקום הנכון. למרות שהפקת אירוע נראית לפעמים כמו משימה בלתי אפשרית, האמת היא שמדובר בדבר שכל אחד יכול לעשות, אם עושים "שיעורי בית" ומקבלים עזרה מאנשי המקצוע המתאימים. בין אם אתם רוצים לערוך אירוע בת מצווה לבתכם, מתכננים את החתונה שלכם או מפיקים אירוע חגיגי למשרד  – יש כמה היבטים עיקריים בהם תלויה הצלחת האירוע. היבטים אלה הם: המקום בו ייערך האירוע, הקייטרינג (אוכל איכותי באירוע יכול לעשות את כל ההבדל), וכן האטרקציות, שתפקידן להוסיף "פלפל" לאירוע ולהפוך אותו למסעיר יותר מאירוע שגרתי.

אז איך תוודאו שאתם עושים את הבחירות הנכונות לקראת האירוע שלכם? ריכזנו כאן מספר טיפים שיסייעו לכם להפיק אירוע חלומי:

 

איך בוחרים מקום לאירוע?
עם שפע אולמות האירועים וגני האירועים שמציפים את הארץ, אפשר להתבלבל מרוב אפשרויות. אך אין באמת סיבה להתבלבל - בבחירת מקום לאירוע תשאלו את עצמכם את השאלות הבאות:

  • מה התקציב שעומד לרשותכם?
  • מה מספר האורחים הצפוי?
  • מאילו מקומות בארץ מגיעים האורחים?
  • באיזו עונה אתם מעוניינים לקיים את האירוע?

 

התקציב שעומד לרשותכם ומספר האורחים הצפוי הם שני הדברים שיעזרו לכם לעשות את הצמצום הראשוני של מקומות אפשריים לאירוע, שכן ברוב אולמות האירועים וגני האירועים יש מגבלות למספר האורחים; והתקציב שלכם יקבע אם אתם מחפשים אולם או גן מפואר, או כזה שהוא צנוע יותר. גם לשאלה מאיפה בארץ מגיעים האורחים יש משקל לא קטן, שכן אם רוב האורחים מגיעים מאזור הדרום, לא כדאי להטריח אותם עד לגן אירועים בצפון. אם  אתם מתכננים אירוע בקיץ ורוצים לעשות אותו באוויר הפתוח, הרי שגן עדיף לכם על אולם, וניתן לעשות גם משהו שגרתי פחות כמו חתונה על שפת הים או בלב יער. לעומת זאת, אירוע חורפי כדאי לעשות באולם סגור ומחומם כדי שהאורחים שלכם לא יקפאו מקור.

אינדקס מקומות לאירועים

איך בוחרים קייטרינג לאירוע?
כשאורח יוצא מאירוע, מה הדבר שסביר להניח שהוא יזכור ממנו הכי טוב? לא את השמלה של הכלה, לא את הלהקה החיה ולא את סידורי הפרחים. הוא יזכור את האוכל, ולכן זאת אף פעם לא טעות להשקיע בקייטרינג איכותי, שיגרום לאורחים לצאת שבעים ומרוצים.

 

גם בבחירת הקייטרינג יש להתחשב בתקציב ובמספר האורחים, אך יש היבטים נוספים שכדאי לתת עליהם את הדעת:

  • שעת האירוע - לאירוע שמתקיים בצהריים יש להתאים אוכל אחר מזה שיוגש באירוע שמתקיים בערב.
  • כשרות - בישראל כשרות היא מרכיב מרכזי באוכל, ולכן עליכם לחפש קייטרינג שההכשר שלו מתאים לדרישות של קהל היעד של האירוע.
  • גיוון - בישראל 2015, לאנשים יש בחירות ומגבלות קולינריות שונות. השתדלו שמבין המנות המוגשות יהיו כאלה שיתאימו לאורחים צמחונים, טבעונים, רגישים לגלוטן או רגישים ללקטוז כדי שאלו לא ירגישו מקופחים ויוכלו להנות מהאירוע כמו כל השאר.
  • גיל המוזמנים – לילדים טעם שונה ופשוט יותר משל מבוגרים והם יעדיפו לאכול מאכלים "רגילים" ולא מנות שף מפונפנות. לכן, קייטרינג לבת מצווה יהיה בהכרח שונה מקייטרינג לחתונה.
  • טעם אישי – כמובן שעם כל הרצון לרצות את האורחים, גם לטעם האישי שלכם יש משקל. תוכלו לבחור בין קייטרינג בשרי, חלבי, טבעוני, קייטרינג שמבוסס רק על קינוחים, קייטרינג ברביקיו ועוד. אפשרות בחירה נוספת היא בין קייטרינג שמוגש לשולחן או בופה בהגשה עצמית.

 

 

איך בוחרים אטרקציות לאירוע?
כל מי שמפיק אירוע מחפש את אלמנט ה"וואו" –  האטרקציה, או אטרקציות, שיהפכו את האירוע למיוחד ובלתי נשכח. שימו לב שיש אטרקציות שכבר הפכו לכל כך שגרתיות באירועים שכבר אינן נחשבות לאטרקציות – כמו צילום מגנטים. בעת בחירת אטרקציה לאירוע, יש להתחשב בתקציב, וכן בגיל ובאופי האורחים. אטרקציות לאירוע בת מצווה יהיו שונות מאטרקציות למסיבת רווקים, למשל.

 

אטרקציות אפשריות לאירועים שמיועדים לילדים כוללות: מתנפחים, דוכן צמר גפן מתוק, הפרחת בועות סבון, פינת איפור או הופעה של אמני קרקס. אטרקציות לחתונה יכולות לכלול דיילות אלכוהול שמשקות ומרקידות את האורחים על הרחבה, פינת צילום עם אקססוריז משעשעים, מכונת עשן כבד שתופעל בעת ריקוד הסלואו של הזוג ועוד. אטרקציות אפשריות לערב גיבוש לעובדים הן: מכונות מזל, משחקי וידאו, קריוקי ועוד.

*הטיפים באדיבות מומחי אתר מפיק