איך לנהל פרוייקטים בחוכמה

 

ניהול פרוייקטים נחשב לתפקיד מרתק, מאתגר ומספק. מנהלי פרוייקטים רבים מתחילים את הקריירה שלהם מקורס ניהול פרוייקטים, בו הם לומדים על הגדרת פרוייקטים, אפיון פרוייקטים, ניהול תהליכים, בניית תקציב, ניהול סיכונים, ניהול תקשורת, שימוש בכלים ומודלים שונים לניהול פרוייקטים, תחקיר בסיום פרוייקט, הפקת לקחים ועוד.

עד כאן הכל טוב ויפה, אבל לעתים קרובות כשמגיעים ל"שטח" לא תמיד מקבלים את מה שמצפים לו. חברות וארגונים רבים מתנהלים בכאוס בו אין סדר, אין ארגון, אין תיעוד הולם, חלק מהעובדים לא שיחם להיענות לסמכות מנהל הפרוייקטים, אחרים מותחים את הדדליין עד לקצה וכך הלאה. כיצד בכל זאת ניתן להשיב את הסדר על כנו ולנהל פרוייקטים בחוכמה? לפניכם כמה טיפים שיעזרו לכם בכך.

 

1. הקפידו לסגור דברים חשובים רק בפגישות

בארגונים וחברות רבים בישראל נהוגה אווירה בלתי פורמלית, בה דברים נסגרים תוך שיחת ברזייה או במהלך ארוחת הצהריים. לא פעם, דברים שנסגרים בצורה לא פורמלית גם מתבצעים באופן לא פורמלי, כלומר, לא מקצועי כפי שרציתם. כדי לשוות לפרוייקט את מידת הרצינות והמקצועיות הרצויה, מוטב לקבוע פגישה מסודרת ולשלוח מראש זימון למשתתפים בה.

 

2. התעקשו לקבל הערכת זמן

פרוייקט יכול לקום וליפול על עמידה בזמנים. בישראל, לרוע המזל, ישנה תרבות של "חפיף", "בקטנה", "מחר-כך", ו"סמוך עליי". אתם חיים כאן לא מאתמול ובוודאי מכירים את זה. לכן, כאשר אתם מטילים על אחד מהעובדים משימה, העניקו לו דדליין מוגדר, וכן יעדי ביניים בהם יהיה עליו לעמוד. אחרת, יתכן שהוא ירשה לעצמו למשוך ולמשוך ואז ייאלץ לבצע את כל העבודה ברגע האחרון – וזה אף פעם לא מתכון טוב לפרוייקט מוצלח.

 

3. היו חברותיים ואדיבים אך דעו לשים גבולות

כדי לנהל פרוייקטים ביעילות נדרשת מידה מסוימת של קשיחות, אבל אתם לא רוצים שישנאו אתכם ורק יפנטזו על היום בו לא תגיעו למשרד. זה יכול ליצור אווירה עכורה, להוביל לפילוג בין העובדים ולחבל בפרוייקט בדרכים שונות. שאלו את העובדים מה שלומם, נהלו עמם שיחות חולין, החמיאו להם על עמידה בזמנים ועל הישגים שהשיגו במהלך הפרוייקט והבהירו שאתם שם לכל שאלה. מאידך, הקפידו לא לגלוש ליחסים חבריים מדי בהם אתם "מחליקים" התנהלות לא תקינה מתוך חשש לאבד את הפופולריות שלכם.

 

4. פתחו אובססיה לתיעוד

אחד הדברים החשובים ביותר בניהול פרויקטים הוא תיעוד מוקפד של כל דבר ודבר. הוציאו סיכום על כל פגישה, תעדו כל החלטה שהתקבלה במהלך הפרוייקט, הקפידו על רישום מסודר של יעדים ודדליינים, שמרו את כל המיילים שקשורים לפרוייקט, עשו רשימות מסודרות של משימות שיש לבצע וכו'. אף פעם אי אפשר לתעד יותר מדי.

 

יש כמובן טיפים נוספים לניהול פרוייקטים יעיל, אך הטיפים שלעיל הם הבסיסיים ומהם נובעים כל האחרים. אם תיצמדו אליהם כבר תתחילו מנקודה טובה. בהצלחה!