מאת: אנטוניה ימין

מנהלים חדשים מרגישים שהם צריכים להוכיח את עצמם ומהר - כדי להראות שהמינוי שלהם מוצדק. הם צריכים לקלוט הרבה מאד מידע הנדרש לתפקוד מוצלח, מידע על התרבות הארגונית, והבנה של יכולות ומגבלות המשרה החדשה. מהם הצעדים ההכרחיים שכדאי לקחת כדי לתפוס פיקוד ומאיזה מלכודות צריך להימנע?

 

עוד ב-Onlife:

 

1. התנהלות ולא רק ניהול

לדברי מנכ"ל חברת דיבייט המתמחה בתקשורת בינאישית וניהול, גור ברסלבי, מנהל חדש לא מתמודד רק עם ציפיות עצמיות גבוהות – אלא גם עם ציפיות גבוהות של העובדים. אז מה הוא צריך לעשות? "המנהל צריך קודם כל לנהל את הציפיות. בישראל ישנה ציפייה מתמדת להגיע לתוצאות ומהר אבל גם המנהלים וגם העובדים חייבים להבין כי ישנם שלבי התאקלמות", הוא אומר.

 

ברסלבי ממליץ לכם להגדיר זמן ריאלי בו תרכשו שליטה על התפקיד תוך כדי התחשבות בסביבה עליה הופקדתם. חשובה לא פחות היא ההגדרה מה לא לעשות. "על המנהל להגדיר לעצמו ולאחרים מה הוא לא מתכוון להשיג בתקופה הזו שהרי הניסיון להגיע להספק מקסימלי במהירות גורם בדרך כלל לטעויות".

2. לא כל הישן כושל

ד"ר חנה אופק, מנהלת מכון אופק לניהול ומרצה באוניברסיטת תל-אביב בנושאי ניהול ומנהל ציבורי, מסכימה שכניסה של מנהל חדש היא הזדמנות לחידוש, שינוי ושיפור – אבל מסייגת. "אחת הטעויות של מנהלים היא שהם מבטלים את קודמיהם. יש להימנע מלשלול את קודמך בתפקיד ומביקורת על פעילות שבוצעה לפניך. חשוב שתזכור כי לא כל האתמול שגוי כמו שלא כל המחר ורוד".

 

ב', מנכ"ל בחברת יח"צ, סיפר על תחילת דרכו בחברה – בה התרברב וביטל את הישגי קודמו בתפקיד ו"סינדל" את עצמו. "הייתי מנהל חדש וצעיר יחסית וחשבתי שאני כבר יודע הכל. המנהל הקודם של הצוות פוטר משום שלא הביא לתוצאות מספקות ואני התרברבתי בפני המנהלים והעובדים שלי שמעכשיו כבר לא יקרו טעויות וכי הם יכולים להתכונן לתוצאות איכותיות יותר".

 

בצל התרברבות זו כרע ב' תחת עומס העבודה. "כמעט התמוטטתי בגלל העומס. בחצי שנה הראשונה היה לי קשה מאוד לעמוד בציפיות הגבוהות שהצבתי לעצמי ולאחרים".   

 

3. הימנעו מלהתרכז רק בקשיים ובעיות

ברסלבי מציין כי טעות נפוצה בקרב מנהלים חדשים היא הנטייה להתרכזות בקשיים ובבעיות. "בתור מנהלים אנחנו כל כך מרוכזים בלמידה ובניסיון לשפר את הדברים בארגון כך שפעמים רבות אנו לא שמים לב לצרכים של העובדים.

 

"חשוב לתת לעובדים את הבמה לבטא את עצמם, להקשיב להם, אפילו אם זה רק למראית עין. ברגע שהמנהל מתעניין בעובד לא רק באופן המקצועי גרידא, אלא מנסה ללמוד את אופיו,הדבר יקטלג אותו כאישיות מאוד רצויה בארגון".

4. נתחו את עצמכם נכון ושמרו על תדמיתכם

לא צריך להגזים בהעמדת הפנים, גם אם רוצים להיראות כסופר-נחמדים. "אם תעשו את עצמכם כאילו אתם מתעניינים בעובדים שלכם ולא תצליחו להתמיד בכך תתפסו כדו פרצופיים. בסופו של דבר מה שחשוב באמת זה שאנשים ידעו למה לצפות ממכם", אומר ברסלבי.

 

5. אל תיתנו הנחיות מידיות

לפי אופק "המנהל לא אמור להנחית הנחתות ביום הראשון. המנהל קודם כל אמור להבין מה נדרש ומה חסר בארגון ורק אחרי תקופה של רבעון להתחיל לבצע שינויים".

 

ד', מנהלת צוות בחברת סטארט אפ, מזדהה עם אופק בעניין זה: "הגעתי למשרד והכרתי צוות מאוד חרוץ אבל הוא לא ידע לנהל זמנים. הסקתי שמדובר בטעות של המנהל לשעבר שפשוט לא ידע לנהל אותם נכון וכבר מהתחלה טענתי בקול כי מעכשיו זה יהיה אחרת וכי נהלי העבודה ישתנו. העובדים מן הסתם לא היו מרוצים מההכרזות, שגרמו לתחילת יחסים ברגל שמאל".

 

רוצים בכל זאת לשנות? לא חייבים לפעול בגדול - "ניתן לעשות זאת בהתחלה באמצעות שינוי בעיצוב החדר או המסדרון, צביעה מחדש, ריהוט משרדי משופר וכד', אומרת אופק, באופן שיתרום לשינוי אווירה לחיוב.

6. זהו נקודות חוזק וחולשה במערכת ההון האנושי

על פי אופק חשוב לזכור כי כניסה של מנהל חדש מצריכה תהליך הדרגתי של הסתגלות הדדית. "במהלך אותה תקופת הסתגלות, המנהל אמור לאפיין חוזקות וחולשות אצל עובדיו, לאבחן נקודות תורפה וללמוד את התפקידים שממלאים העובדים במערכת".

 

למה זה טוב? כך המנהל יידע מי הם האנשים שעליהם הוא יכול לסמוך ומי האנשים שיושבים בארגון מכורח המציאות. בהקשר הזה אופק טוענת כי ניתן לתגמל את הראויים ולהזיז הצידה את מי שאינו ראוי. "התגמול יכול להיות כספי או על ידי מתן תפקיד אחר עם אחריות ותוכן רב יותר". אופק מסבירה שהמנהל יכול לעשות זאת הודות לניצול המומנטום של מינויו.

 

7. שיחות אישיות

לפי אופק לשיחות אישיות (ולא קולקטיביות) עם העובדים יש חשיבות עליונה. "קל הרבה יותר למפות נקודות תורפה וחוזק בשיחות אישיות. דרך אותן שיחות ניתן לזהות את מוקדי הכוח". ברסלבי מוסיף ש"כדאי לכם בתור מנהלים חדשים לרשום לעצמכם נקודות לגבי העובד שאתו אתם מקיימים שיחה, כך שבמפגשים עתידיים תוכלו להזכיר אותן. זה יקנה לכם הרבה נקודות זכות במאמץ נמוך יחסית".

8. משוב חיובי ופריקת אנרגיה שלילית של עובדים ממורמרים

"אין מה לעשות, בארגון לא ניתן לקדם את כולם אך משום שאנו בני אדם ולא מכונות, טבעי שהדבר יצור תחושות שליליות. עדיף שאותם תחושות יצאו החוצה בצורה מבוקרת ולא בצורה של התפרצות", אומר ברסלבי. על פי ברסלבי שיטה יעילה להתמודדות עם העובדים הממורמרים היא טכניקת "הפוזיטיב פידבק". שתורמת להכרה במציאות, לשיקוף רגשות הצדדים וגילוי לב לגבי הפעולות הבאות של המנהל והעובד.

 

לדבריו, לשיטה זו כוח רב משום ש"ברגע שהבוס חדש אומר במילים מה האדם שמולו מרגיש, הוא משוכנע שהבנת אותו. העובד יירגע, הוא ירגיש שהוא באמת הובן וזה יעזור לו לשחרר אנרגיות שליליות". הוא מוסיף שעל מנת לסייע לתקשורת טובה יש לפנות לעובדים תוך ציון שמם הפרטי. זאת כיוון שאנו מוכוונים להגיב על השם שלנו כמעט יותר מאשר על כל מילה אחרת.  

 

9. הזיזו הצידה עובדים ששמים לכם רגליים

ומה אם השיחה מלב אל לב לא עזרה? אופק מסבירה שאם יש עובדים שלא מתרגלים לשינוי ומבחינתם המטרה החדשה היא הכשלת המנהל יש להזיזם הצידה תוך זיהוי הגורמים התומכים בהם. כיצד עושים זאת?

 

"פעמים רבות נוצרת קליקה מסוימת אשר מאופיינת במה שנקרא "תופעת העדר"'. לפי אופק מה שצריך לעשות במצב כזה זה '"הפרד ומשול" - לחלק את הקבוצה לאלו המיועדים, להתקדמות ופיתוח ואת החלק השני אתם צריכים לפרק תוך כדי הבנה מיהו האגוז הקשה שיוצר את כל הרעש. את אותו אגוז קשה יש להעמיד במקום ובמצבים קיצוניים אתם אפילו יכולים לשקול פיטורים".

 

10. הימנעו מלהתנצל ללא צורך

איך "תעבירו" בקרב העובדים הודעות על פיטורים? ברסלבי טוען שצריך לבשר חדשות רעות ללא התנצלות. "פשוט תכריזו ותעשו". לדבריו, הסברים יוצרים תפיסה אצל האדם האחר שהתנצלות באמת מגיעה לו וחשוב להבדיל בין הסבר לוגי לבין הסבר המופנה לרגשות".

תגיות